7 consejos antes de implantar software libre

En El Mundo es Open Source hemos dedicado varios artículos a soluciones de software libre y abierto que pueden desplegarse en organizaciones y empresas: sistemas de colaboración, gestión documentaria, aulas virtuales, administración de relaciones con clientes, etcétera.

Sin embargo, como en todo proyecto de implantación de una nueva solución informática, la incorporación de una solución de software libre requiere tener presente varios factores que nos permitan obtener resultados satisfactorios para el grupo de personas que realiza la migración, el área de sistemas de la empresa y, más importante aún, los usuarios finales que tendrán que lidiar con el nuevo sistema informático.

Con este artículo damos inicio a una serie de recomendaciones generales a tener presente antes, durante y después de la implantación de una solución informática basada en software libre. Estas consideraciones están basadas en la experiencia que hemos conseguido en los últimos años en la materia con nuestros clientes.

Estudios preliminares antes de realizar una implantación de software libre

En principio, las siguientes consideraciones deben contemplarse en las fases de preventa y planificación del proyecto, dado que afectan no sólo la configuración de la solución de software, sino su nivel de complejidad y, por tanto, su consumo de recursos de tiempo y personal involucrado:

  • Conocer la infraestructura informática de la empresa y del entorno donde se instalará la solución: Si cuentan con un área dedicada para servidores, si sus equipos se encuentran en una ubicación perteneciente a un proveedor externo o en una sede distinta, cómo está organizada su red interna y las características de conexión a Internet (si la solución será accedida desde fuera de sus oficinas), y si se utilizarán máquinas virtuales para la instalación.
  • Conocer a los interesados en la solución: El deseo de hacer uso de una determinada solución informática puede deberse al interés del personal de sistemas, por necesidades específicas de un área o sus directivos o por iniciativa de la gerencia de la empresa. Los interesados en el despliegue de la solución de software libre resultan importantes debido a que serán los que apoyarán de manera directa o indirecta el proyecto de implantación.
  • Conocer quiénes serán los usuarios finales de la solución: Si los usuarios que usarán directamente la solución pertenecen a un área de sistemas de la organización o se trata de usuarios de diversas áreas (Gerencia, Ventas, Logística, o público externo). Asimismo, si se trata de usuarios que van a utilizar la herramienta por primera vez y si han tenido experiencia con herramientas o sistemas similares, o herramientas de software libre.
  • Conocer o delimitar el nivel de personalización de las herramientas libres a usar: Las modificaciones que pueden requerirse en las herramientas pueden ser desde cambios en textos, enlaces, colores o demás componentes de la interfaz que estará disponible a los usuarios hasta reestructuraciones completas del funcionamiento de la herramienta, o inclusive la adición de funcionalidades no soportadas originalmente.
  • Definir si la solución se integrará con sistemas libres o propietarios ya existentes: Esto debido a que es probable que la empresa contratante ya cuenta con sistemas informáticos que podrían proveer de datos iniciales al nuevo sistema, o inclusive realizar sincronizaciones periódicas con la nueva solución. Ello implica revisar si la herramienta a implantar cuenta con interfaces para la integración con otros sistemas o será necesario adaptar el software.
  • Conocer si la implementación a realizar sustituirá un sistema anterior: Si es así debe examinarse si las herramientas de origen y destino cuentan con métodos de importación y exportación de datos, si es posible realizar una migración directamente a través de consultas y registros en base de datos o simplemente descartar la información de los sistemas anteriores y/o ingresar sólo algunos datos de manera manual.
  • Definir el esquema de soporte con el que espera contar la empresa: Aún cuando la empresa cuente con un área de sistemas y personal capacitado en el manejo de las herramientas que constituyen la solución, es necesario delimitar responsabilidades por parte del cliente y del proveedor. Más aún, si el cliente carece de personal capacitado el soporte se convierte en un requerimiento obligatorio. En este punto se debe definir si el soporte será dado como garantía o como servicio extra, el nivel de servicio y el procedimiento de atención de incidentes.

Ésta sólo es un listado de aquellos puntos que consideramos cruciales y que preceden a la instalación de un conjunto personalizado de herramientas de software libre en una institución. Puedes incluir en los comentarios sugerencias adicionales que a tu juicio también resulten importantes en esta clase de proyectos.

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